TEORI EMAIL DAN FORUM KOMUNIKASI DI DALAM EMAIL

By: Unknown 0 komentar

PENGERTIAN  SURAT ELEKTRONIK (EMAIL)

Email adalah fasilitas di internet untuk keperluan surat menyurat. Sebagaimana layaknya kegiatan surat-menyurat melalui jasa pos, email mampu menangani jasa pengiriman berita dan dokumen dalam bentuk data elektronik (file), termasuk jasa e-card (kartu ucapan elektronik). Untuk memanfaatkan fasilitas email, sebelumnya harus memiliki sebuah alamat email, yang lazim disebut email address atau email account. Account email dapat diperoleh dari sebuah situs penyedia fasilitas email. Hingga saat ini, fasilitas e-mail banyak disediakan secara gratis oleh situs-situs internetlokal dan internasional (tidak dibedakan fungsinya).

            Bentuk umum sebuah alamat email adalah sebagai berikut:

                                    nama@situs.com

·         nama                : identitas alamat pemilik email (login nama atau user id).

·         @                    : dibaca at (artinya di).

·         situs.com         : alamat situs penyedia fasilitas email.

Kode akhiran situs (seperti .com atau .net) menyesuaikan kategori yang dimiliki situs penyedia fasilitas email tersebut. Sebagai contoh : yopi@telkom.net Dibaca “e-mail si Yopi di telkom.net”(Yopi memanfaatkan layanan situs dari telkom.net). Bisa saja seseorang dengan nama yang sama memiliki alamat e-mail lebih dari satu, baik pada situs penyedia e-mail yang sama maupun yang berlainan. Misalnya untuk mempermudah pengelolaan surat, dibua satu alamat e-mail untuk surat-surat pribadi dan satu alamat e-mail untuk urusan bisnis. Jika digunakan fasilitas e-mail dari situs yang sama, maka identitaas nama kedua e-mail hrs dibedakan, contoh:

·         anda01@telkom.net untuk urusan pribadi.

·         anda02@telkom.net atau anda01@yahoo.com untuk urusan bisnis.

Meskipun demikian, untuk alamat e-mail pribadi, sebaiknya cukup dimiliki satu atau dua saja karena jika terlalu banyak menjadi tidak efisien dan akan membuat repot sendiri untuk mengingat dan mengelolanya.

Latar Belakang Digunakannya Email

Dalam dunia nyata pada umumnya, kita sering menggunakan surat untuk mengabarkan suatu berita. Namun kekurangan media surat adalah lamanya waktu yang dibutuhkan dari pengirim ke penerima. Masalah ini dapat dipecahkan dengan menggunakan media telepon. Namun sayangnya jika menggunakan telepon untuk jarak penelepon dan penerima telepon yang cukup jauh, biasanya memerlukan biaya yang tidak murah, karena menggunakan SLJJ atau SLI (Sambungan Langsung Internasional). Oleh karena itu diperlukan media lain yang dapat membantu mengatasi kendala waktu, jarak dan biaya ini.

Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan email (electronic mail). Email merupakan suatu solusi yang cukup murah, dapat diakses dari mana saja, dan jarang mengalami keterlambatan pengiriman, karena secara umum (jika tidak ada masalah) biasanya email dapat dikirimkan paling lama dalam waktu 5 menit saja. Namun bukan berarti dengan menggunakan email tidak akan ada masalah yang terjadi. Tabel 1 menyajikan kelebihan dan kekurangan menggunakan surat, telepon, maupun email.

Sejarah Penggunaan Email

Email yang pertama kali dikirim dilakukan oleh seorang engineer bernama Ray Tomlinson. pada tahun 1971. Sebelumnya, orang hanya dapat mengirimkan pesan kepada orang lain pada mesin yang sama. Dengan menggunakan teknologi baru ini, Tomlinson berhasil mengirimkan pesan ke mesin komputer yang lain dengan menggunakan tanda @ sebagai tujuan mesin penerima email. Email tidaklah lebih dari pesan teks sederhana (text message). Pesan dikirimkan dari sebuah mesin (misalnya A) ke mesin lainnya (misalnya B), dan orang lain membaca pesan yang dikirim dari komputer A di komputer B. Walaupun sekarang ini email dapat ditambahkan attachment, pada dasarnya email juga tetap merupakan sebuah pesan teks sederhana. Mengapa begitu? Hal ini akan kita bahas nanti.

Komponen	Surat	Telepon	Email
Biaya investasi awal	Murah	Tidak Terlalu Mahal	Murah jika hanya mengandalkan warnet, namun bisa mahal jika ingin membeli komputer dan memiliki akses internet sendiri.
Biaya pengiriman	Murah, namun cukup mahal untuk jarak yang jauh	Murah, jika tidak terlalu lama bicara dan jaraknya tidak jauh. Mahal, jika terlalu lama bicara di telepon dan jaraknya jauh	Murah. Tidak tergantung jarak tempuhnya.
Waktu sampainya pesan	Lama, bisa memakan waktu alam hitungan harian. Apalagi jika jaraknya jauh, mungkin bisa mingguan. Respon yang diterima juga lambat	Sangat cepat, karena langsung berbicara dengan penerima pesan.	Cepat, dalam hitungan detik ataumenit. Namun respon dari penerima bisa cepat atau lambat, tergantung kapan si penerima membuka inbox emailnya.
Tabel 1. Kelebihan dan Kekurangan Surat, Telepon, dan Email   Pengiriman barang	Bisa dilakukan	Tidak bisa dilakukan	Hanya bisa dilakukan jika barang yang dimaksud berbentuk digital.

Sistem Penerimaan Email

Sistem penerimaan email dapat digambarkan seperti diagram di bawah ini.

Gambar 1. Sistem Penerimaan Email

Cara Penerimaan Email

Ada dua jenis cara penerimaan email, yaitu dengan POP (Post Office Protocol) ataupun dengan Web Based Email (Email yang dapat dilihat dari website, menggunakan tekonologi IMAP (Internet_Message_Access_Protocol). POP saat ini sudah memasuki versi 3, sehingga lebih dikenal dengan nama POP3 (Post Office Protocol version 3). Dengan menggunakan POP3, maka email dapat diambil dari server dan disimpan di email client (seperti Outlook Expres, Eudora, dan The Bat), sedangkan dengan menggunakan Web Based Email (seperti Yahoo dan Gmail), pemakai dapat membaca email yang diterimanya dan melakukan interaksi dengan email tersebut (membaca, menulis, membalas, menghapus, dll) secara user friendly.

Sekarang ini hampir sebagian besar layanan email, baik yang gratis maupun yang menarik bayaran, sudah menyediakan keduanya, POP dan web-based email. Berikut ini diberikan tabel berupa kelebihan dan kekurangan penggunaan email berbasiskan POP maupun Web Based Email.

                  (a) Contoh Web-based Email                                                        (b) Contoh Email Client

Gambar 2. Contoh Web-Based Email dan Email Client

Komponen	POP3	Web Based Email
Kemudahan dalam pengarsipan	Lebih mudah dalam pengarsipan, karena email disimpan di komputer pengguna	Sulit diarsipkan, karena email tersimpan di komputer server. Jika sewaktu-waktu server mengalami masalah, ada kemungkinan email dapat hilang begitu saja.
Fleksibilitas	Hanya dapat dibuka dari komputer pemakai saja.	Karena berada pada server yang dapat dibuka dari jaringan internet, maka pemakai dapat membuka email miliknya dari sembarang tempat yang memiliki kases internet.
Ukuran media penyimpanan	Karena menggunakan komputer pribadi, besarnya media penyimpanan yang dapat digunakan untuk menampung email dapat tak terbatas (tergantung budget pengguna)	Karena menggunakan komputer orang lain (komputer server), besarnya media penyimpanan yang digunakan terbatas, tergantung penyedia email tersebut.

Tabel 2. Perbedaan POP dengan Web Based Email

Proses Penerimaan Email

Pada penerimaan email dengan menggunakan POP3, digunakan suatu program yang dinamakan email client. Email client berfungsi untuk menerima email-email yang masuk ke komputer pengguna. Beberapa contoh email client adalah Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat, Eudora, dan masih banyak lagi yang lainnya.

POP3 biasanya selalu disandingkan dengan SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Fungsi dari keduanya saling mendukung, di mana POP3 digunakan untuk mengambil email dari komputer server ke komputer client (pengguna), dan SMTP digunakan untuk mengirimkan email dari komputer client yang dititipkan ke pada komputer server untuk dikirimkan ke komputer server tujuan. Perhatikan gambar di bawah ini:

Gambar 3. Email Server

Terlihat pada gambar di atas bahwa POP3 menggunakan port 110 dan SMTP menggunakan port 25. Perbedaan Web Based Email dengan POP3 email adalah bahwa pada Web based email tidak diperlukan komunikasi pada port 110 dan port 25 untuk menerima dan mengirim email, karena semuanya sudah dilakukan oleh email server.

a.      SMTP Server

Perhatikan gambar di bawah ini. Pada dasarnya email yang dikirim oleh SMTP server akan ditampung sementara oleh komputer server untuk dikirim ke komputer server tujuan. Komputer server pengirim dan komputer server penerima berinteraksi pada port 25 untuk melakukan pengiriman email.

Gambar 4. SMTP Server

Logika serah-terima email tersebut adalah sebagai berikut:
Misalnya ada pengguna dengan alamat email aku@aku.com This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it ingin mengirimkan email ke kamu@kamu.com This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it dari email client. Ketika aku@aku.com This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it mengirimkan email ke kamu@kamu.com This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it terjadi hal-hal berikut ini:

1. Email client melakukan komunikasi dengan aku.com menggunakan port 25.
2. Email client berkomunikasi dengan SMTP server, memberitahukan kepada SMTP server mengenai alamat pengirim dan penerima sekaligus dengan isi pesan yang dikirimkan.
3. SMTP server mengambil alamat tujuan dan membaginya menjadi dua bagian

• Bagian pertama     :   kamu
• Bagian kedua        :   kamu.com

4. SMTP server melakukan komunikasi dengan DNS (Domain Name Server) dan meminta alamat IP dari kamu.com.
5. Setelah IP didapatkan, SMTP server aku.com berkomunikasi dengan STMP server kamu.com menggunakan port 25, dengan cara yang persisi sama yang dilakukan antara email client dengan SMTP server aku.com.
6. Setelah pesan masuk ke mesin server kamu.com, pengguna kamu@kamu.comThis email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it dapat melihat pesan email, entah dengan POP3 maupun dengan IMAP.

b.      POP3 Server

Hal yang terjadi pada POP3 Server sebenarnya sangatlah sederhana, yaitu hanya mengumpulkan email yang masuk saja, dan mengirimkannya melewati port 110 ke komputer client jika client meminta email-email tersebut. Untuk melihat maupun mengambil email dengan menggunakan POP3 maupun web based email, diperlukan username dan password agar tidak sembarang orang dapat melihat email tersebut.

MANFAAT FASILITAS EMAIL

            Manfaatnya antara lain:

·         Efektif untuk keperluan surat menyurat termasuk bagi pengiriman surat kepada beberapa orang sekaligus dengan isi berita yang sama misalnya agenda pertemuan, promosi produk, undangan penikahan dan sebagainya.

·         Efisien untuk mengirim lembar dokumen dalam jumlah banyak tentu akan memakan banyak biaya dan waktu jika dokumen harus dicetak dulu dan dikirim lewat paket pos biasa.

·         Fleksibel karena email dapat dikirim, diterima, atau dibaca kapan saja dan dimana saja.

·         Dapat dijadikan sebagai ajang diskusi.

·         Untuk berlangganan informasi tertentu secara periodik, misalnya untuk memantau informasi harga produk dari suatu perusahaan.

·         Untuk mengirim lamaran kerja beserta lampiran dokumen pendukungnya, termasuk foto atau gambar.

·         Menerima kartu ucapan.

·         Sebagai tanda identitas di internet, misalnya dipakai pada saat menggunakan fasilitas tetentu.

·         Sebagai penampung surat dan pesan dalam jumlah yang banyak.

CARA MEMBUAT ALAMAT EMAIL

            Untuk membuat alamat surat atau email hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan dari situs internet mana layanan email yang akan digunakan. Secara umum, prosedur pendaftaran dan fasilitas pengelolaan yang ada di dalam email hampir sama. Sebagai contoh pembuatannya kita menggunakan layanan email dari situs yahoo yang dapat diakses dari mail.yahoo.com kemudian Anda akan menemui kotak isian yang berupa sign in dan sign up. Untuk pertama kali membuat kita harus memilih sign up kemudian akan muncul form registrasi yang harus diisi data diri beserta nama alamat email yang akan dibuat beserta kata sandinya. Dalam pembuatan alamat email penggunaan nama alamatnya diusahakan seunik mungkin untuk menghindari terjadinya alamat email yang sama, jika terjadi alamat email yang sama maka akan mendapat pemberitahuan penolakan email yang dibuat. Apabila pengisian dan pembuatan alamat email telah berhasil maka email tersebut dapat dibuka melalui menu sign in.

Gambar 5. Contoh membuat email di Yahoo!

 

MENGENAL FASILITAS E-MAIL

Beberapa fasilitas e-mail antara lain sebagai berikut :

·         Inbox

Merupakan tempat menyimpan surat atau e-mail sebagai mana layaknya sebuah folder penyimpanan file di dalam komputer. Inbox dapat digunakan untuk memeriksa surat, membaca serta mengelolanya.

·         Check Mail

Merupakan fasilitas link perintah untuk mencek surat – surat yang baru masuk atau membaca surat – surat lama yang berada di Inbox.

·         Compose

Merupakan fasilitas link perintah untuk menampilkan lembar pembuatan surat baru yang akan dikirim

·         Folders

Merupakan fasilitas pengarsipan bagi surat – surat, baik surat yang telah terkirim maupun surat yang telah diterima.

·         Address Book

Merupakan fasilitas untuk membuat yang menyimpan daftar alamat e-mail penting (misalnya e-mail relasi dan rekan).

·         Reply

Merupakan fasilitas link perintah untuk menampilkan lembar pembuatan surat balasan berdasarkan sebuah e-mail yang telah dibaca. Melalui fasilitas ini, tidak perlu lagi mengetik alamat e-mail tujuan dan judul surat, cukup mengetik pesan balasan di atas pesan yang diterima.

·         Forward

Merupakan fasilitas untuk mengirim kembali sebuah e-mail yang diterima tanpa melakukan perubahan pada isi e-mail.

·         Trash

Merupakan tempat pembuangan sementara di e-mail yang sudah di hapus dan tidak diperlukan lagi.

·         Attachment

Merupakan fasilitas untuk menyertakan data lampiran pada pesan e-mail yang akan dikirim ( misalnya file dokumen atau foto).

·         Option/Configuration

Merupakan fasilitas untuk mengatur account e-mail seperti mengubah data personal, memberi tanda identitas otomatis pada bagian akhir setiap surat, memblokiran alamat e-mail tertentu, pengubahan password dan sebagainya.

·         Bulk Mail

Merupakan fasilitas tambahan yang disediakan situs-situs tertentu untuk menyaring dan menyimpan scara otomatis penerimaan e-mail baru yang dianggap tidak penting atau mengganggu seperti e-mail promosi atau sejenisnya.

·         Signature

Merupakan fasilitas pemberian tanda identitas pengirim surat otomatis yang akan selalu disertakan pada bagian akhir setiap e-mail baru yang dikirim (dapat dibuat melalui fasilitas option).

FORUM PADA E-MAIL (MAILING LIST)

Salah satu  keunggulan fasilitas e-mail adalah kemampuannya mengirim pesan elektronik secara  massal. Kemampuan ini  pula yang menjadi dasar pengembangan layanan mailing list yang saat ini diminati oleh kelompok pengguna internet untuk berdiskusi dan saling berinteraksi atau disebut juga sebagai forum.

Mailing list itu sendiri merupakan kelompok diskusi interaktif antar pengguna internet melalui pesan e-mail yang dikirim massal. Masing-masing kelompok menyajikan forum diskusi berdasarkan persamaan tertentu seperti persamaan minat,  profesi, kelembagaan dan sebagainya. Mailihg list saat ini menjadi salah satu media belajar, sarana promosi, dan forum interaktif massal yang sangat efektif di internet. Melalui pesan e-mail, dapat bertanya, berbagi pengetahuan, berlangganan informasi tertentu, dan melakukan berbagai hal yang bersifat rutin atau massal.

Gambar 5. Contoh Website Penyedia Layanan Mailing List

MILIS (Mailing List)

Mailing list berarti daftar alamat E-mail untuk setiap orang yang ingin menerima mail tentang topik tertentu. Mailing List atau Milis (kadang disebut posting), pada dasarnya masih merupakan komunikasi dengan memanfaatkan layanan e-mail, yakni mengirim dan menerima E-mail ke, dan/atau dari sekelompok orang dengan tujuan penggunaan sebagai sarana diskusi, yang biasanya dikelompokkan berdasarkan topik diskusi, kelompok tertentu atau pengelompokan lainnya. Di Yahoogroups.com, digunakan istilah Group. Jenis keanggotaan dalam suatu milis di Yahoo! Groups atau disebut membership level memiliki hak yang berbeda-beda yaitu:

1. Owner

Pemilik suatu milis, merupakan anggota yang membuat suatu milis. Owner otomatis merangkap sebagai moderator. Owner memiliki control yang lengkap pada suatu milis, termasuk untuk menghapus milis. Meskipun ada beberapa keuntungan untuk memiliki lebih dari satu owner, dan perlu dicatat bahwa anggota yang ditunjuk untuk menjadi owner akan memiliki hak-hak yang sama seperti owner yang pertama, termasuk menghapus milis atau menghapus anggota, bahkan menghapus owner yang pertama!

Untuk menjadi owner suatu milis, tidak harus mempunyai /menggunakan email di yahoo.com. Pada daftar anggota milis, tanda bintang (asterisk) berwarna biru menandakan bahwa anggota yang bersangkutan adalah owner, sedangkan asterisk kuning mengindikasikan keanggotaan sebagai moderator.

2. Moderator

Anggota yang dapat mengubah aturan delivery dan posting untuk tiap anggota milis. Hak-hak moderator adalah

·         Message: menyetujui,mengedit,atau menghapus pesan.

·         Membership : menyetujui, mengundang menambah, menghapus, atau mem-ban anggota.

·         Moderators : menambahkan, menghapus, atau mengubah hak moderator.

·         Group : mengubah aturan yang ada untuk group(auto-delivered file settings).

·         Delete the group: moderator dengan hak ini dapat dengan permanent menghapus milis

3. co-moderator

Anggota ini memiliki jenis keanggotaan moderator dan diberikan hak-hak(previlege)tertentu untuk membantu tugas moderator

4. regular subscription

Anggota biasa

KONSEP MAILING LIST

Sebuah mailing list mempunyai moderator yang akan meninjau dan menentukan apakah mail dapat dikirim ke setiap orang yang ada didaftar. Sehingga diskusi tetap terfokus. Sebagai moderator daftar mailnya ada yang manusia dan ada juga yang berupa software komputer yang mengijinkan seseorang berlangganan (subscribe) atau mencabut langganan secara otomatis (unsubscribe). Namun banyak juga daftar mailing list yang tanpa moderator, dan hal itu adalah lumrah. Terdapat dua jenis mailing list dasar yang besar: mailing list Internet dan mailing list jaringan Bitnet (Because Its Time Network). Semua mailing list Bitnet kegiatan administrasinya diotomasi oleh software komputer yang disebut LISTSERV singkatan dari list server (server daftar), yang akan mengatur secara otomatis untuk berlangganan ataupun berhenti berlangganan pada mailing list-nya.

Alamat milis pada dasarnya hanyalah sebuah fasilitator dalam forum diskusi, karena di dalam alamat milis terdapat data-data yang menampung alamat e-mail masing-masing anggota milis, sehingga jika ada satu topik diskusi yang akan dibicarakan, maka topik tersebut oleh administrator milis secara otomatis akan dikirimkan ke alamat e-mail setiap anggotanya. Kelompok diskusi milis ini banyak sekali jumlahnya, dan secara garis besar dapat dikelompokkan ke dalam dua kategori:

1. Berdasarkan topik, topik mailing list beraneka ragam tergantung pada profesi atau keseragaman yang dimiliki oleh anggotanya, dan biasanya jenis ini terbuka untuk umum sehingga seorang peminat diskusi dapat mendaftarkan dirinya sendiri secara langsung.

2. Berdasarkan komunitas kelompok tertentu, dan biasanya milis jenis ini bersifat tertutup dan hanya terbuka bagi anggotanya saja. Misalnya milis yang dimiliki oleh suatu partai atau organisasi atau yang keanggotaannya atau untuk berlangganannya melalui suatu cara tertentu, seperti membayar uang langganan (profit) atau cara-cara lainnya.

Berlangganan (subscribe) ke suatu milis pada umumnya harus mematuhi aturan-aturan yang ditetapkan oleh moderatornya, dan jika tidak, maka Anda akan dicoret dari daftar anggota dan akan dimasukan kedalam daftar tidak berlangganan (unsubscribe). Selain itu ber-milis ria di Internet mempunyai etika-etika yang harus kita patuhi untuk kenyaman kita bersama, yang disebut dengan Etika Mailing List.

Pada dasarnya mailing list bekerja dengan konsep yang sangat sederhana. Seorang pengguna cukup mengirimkan e-mail ke salah satu alamat email untuk kemudian disebarkan ke semua anggota mailing list yang tergabung atau berlangganan ke alamat email tersebut. Dalam hal ini, jika suatu milis dibuat di Yahoo!groups maka semua prosedur, teknis administrasi dan perjanjian mengikuti apa yang berlaku di Yahoo! Groups.

Selain untuk diskusi, milis juga dapat digunakan untuk sharing foto dan file. Singkat kata, milis merupakan cara paling mudah bagi suatu komunitas untuk saling berkomunikasi di internet dan sekarang ini terkenal sebagai komunitas maya

APA ITU MILIS YAHOO! GROUPS?

Diskusi melalui Yahoo! Groups dengan email merupakan salah satu alternative sarana komunikasi yang banyak digunakan di internet untuk bertukar informasi. Mailing list merupakan bentuk dasar dari diskusi secara elektronik yang berbasis surat elektronik(e-mail). Aplikasi mailing list dibentuk sebelum web menjadi popular dan memenuhi lalu lintas internet seperti saat ini. Akan tetapi, milis merupakan sarana yang ampuh dibandingkan web yang bersifat lebih pasif.

KEUNTUNGAN MILIS DIBANDINGKAN EMAIL BIASA

Keuntungannya adalah seorang pengguna cukup mengirimkan email ke satu alamat email untuk kemudian disebarkan ke semua anggota milis